Agentursoftware Vergleich

Ich möchte hier von unseren Erfahrungen berichten, die ich bei der Auswahl einer Agentursoftware gesammelt habe.

Wir sind eine Agentur für Marketingtechnik, entwickeln und vertreiben Marketing- und Kommunikationslösungen für mittelständische Unternehmen.

Im vergangenen Jahr haben wir uns entschieden, eine neue Agentursoftware anzuschaffen. Wir hatten bereits 2010 ein System angeschafft, welches zwar auf den ersten Blick toll aussah, sich im Nachhinein aber als für uns unbrauchbar entpuppte.

Um nicht den selben Fehler zwei mal zu machen, wollten wir dieses mal vorher genauer hinschauen und deutlich mehr Zeit ins Auswahlverfahren investieren. So haben wir nach einer Vorauswahl über einen breiten Querschnitt des Marktes (ca. 50 Anbieter) eine engere Betrachtung von 10 Systemen und letztendlich bei 5 Anbietern einen konkreten Vergleich der Agenturprogramme durchgeführt.

Das hat sich zwar letztendlich als der richtige Weg erwiesen, hat aber dann doch enorm viel Zeit verschlungen. Ich habe damals, neben lagen Gesprächen mit den verschiedenen Anbietern die o.g. 5 Demoversionen intensiv getestet. Letzteres hat je Programm im Schnitt allein 2 Tage gekostet, und trotzdem konnte ich nicht in die Tiefen der Programme einsteigen.

Da ich nun schon viele Fragen zu diesem Thema von Freunden aus anderen Agenturen erhalten habe, habe ich mich entschlossen, mir einmal die Arbeit zu machen, meine Erfahrungen hier zu veröffentlichen. Nicht nur um anderen die selbe Odyssee  zu ersparen, sondern in erster Linie auch, um endlich Ruhe vor den vielen Rückfragen zu haben. Anscheinend interessiert das Thema sehr viele Agenturen, und jeder kennt jemanden, der jemanden kennt, der wiederum mich kennt… Um das also noch mal klar zu stellen: Ich möchte nun keine Rückfragen mehr zu dem Thema beantworten bzw. weitere Gratisberatung leisten (sorry, das hatte ich zwar bisher gerne gemacht, aber es wird einfach zu viel). Daher stelle ich hier meine gesammelten Erfahrungen zur freien Verfügung! Auch die von mir für unserer eigenes Auswahlverfahren bestimmte Checkliste Agentursoftware für einen Agentursoftware-Vergleich kann gerne jeder runterladen und für Anfragen bei Herstellern von Agentursoftware verwenden.

Vorweg: Ich werden KEINE konkreten Anbieter nennen (weder die wenigen mir positiv aufgefallenen noch die große Menge der meines Erachtens weniger guten Agenturprogramme. Gut oder schlecht ist schließlich Ansichtssache und hat nicht nur mit dem Anbieter, sondern auch den individuellen Anforderungen einer Agentur zu tun. Daher will ich vermeiden, etwas Negatives zu einem Anbieter zu schreiben, der für einen anderen Anwender vielleicht die optimale Wahl wäre. Außerdem will ich keinen Ärger bekommen, falls ich hier versehentlich etwas Falsches zu einem Anbieter schreibe. Nach Agentursoftware-Anbietern Googeln kann ja schliesslich jeder alleine ;-)

Ich beschreibe hier also ausschließlich unser Auswahlverfahren, und gebe Hinweise, wie man die für sich passende Agentursoftware herausfiltern kann. Dies allein spart einem Suchenden sicherlich bereits enorm viel Zeit und schützt vielleicht vor der einen oder anderen Fehlentscheidung.

Im übrigen stellen alle hier veröffentlichten Informationen ausschließlich meine persönliche Meinung dar. Ich übernehme also keinerlei Gewähr für die Richtigkeit meiner Angaben!!!

 

Software-Art

Wenn man sich den Markt an Agenturprogrammen anschaut, erkennt man schnell, dass es hier generell 2 grundsätzlich verschiedene Typen von Software gibt. Ich will dies mal unterteilen in „Tools“ und „Komplettsysteme“.

Die Tools sind am zahlreichsten vertreten und oft sehr preiswert oder sogar kostenlos zu bekommen. Dabei decken diese Tools immer nur einen Teilbereich der benötigten Funktionen einer Agentur ab, also z.B. nur eine Zeiterfassung oder nur eine Projektverwaltung usw.

Mit den Tools beschäftige ich mich hier nicht weiter, da diese m.E. für eine professionelles Ergebnis unzureichend sind. I.d.R. werden mehrere Tools benötigt, um alle Anforderungen abzudecken. Diese kommunizieren aber oft nicht untereinander, so dass im ungünstigsten Fall der Veraltungsaufwand durch den Einsatz einer Software steigt und nicht sinkt. Diese Situation hatten wir vor Einführung unserer ersten Software und sind damit bereits über diese Erfahrung hinaus.

Die Komplettsysteme sollen hingegen sämtliche Workflowprozesse einer Agentur abbilden. Diese sind das Thema aller meiner weiteren Betrachtungen.

Vorsicht: Hier gibt es bereits die erste Falle: Natürlich steht nicht an jeder Software dran, ob es sich um ein Komplettsystem handelt. Im Gegenteil; fast jeder Anbieter behauptet, ein Komplettsystem anzubieten. Hier hilft also nur, den konkreten Leistungsumfang abzufragen und zu vergleichen. In der Checkliste stellen die Bereichsüberschriften die Grundfunktionen bzw. Module dar, die eine Agentursoftware m.E. aufweisen sollte, wenn es das Label „Komplettsystem“ verdienen soll (das Wort Komplettsystem habe ich willkürlich gewählt, und tatsächlich benutzen viele Anbieter dies auch, es gibt aber auch andere Synonyme, wie z.B. „Agentur ERP“)

Übrigens: Auch wer als Agentur nur eine reine Zeiterfassung sucht, ist trotzdem gut beraten, nach dem Stichwort „Agentursoftware“ zu googlen. Andernfalls findet er fast nur „Stechuhr-Systeme“, wie sie am Eingang von Fabriken üblich sind.

 

Software-Hersteller

Hier gibt es offensichtlich einen sehr diffusen Markt, der die Recherche sehr umständlich macht. Ich selber habe insgesamt 50 Anbieter verglichen und hätte noch einige mehr sichten können, sofern ich mir nicht selbst diese Zahl als Grenze auferlegt hätte. Die aus meiner Sicht ernst zu nehmenden Anbieter belaufen sich aber nur auf kaum mehr als eine Handvoll!

Warum dies so ist, erfährt man schnell, wenn man mal konkret die Unternehmensgeschichte sowie die Anzahl der Installationen/Kunden hinterfragt: Der überwiegende Teil der Anbieter sind selbst Agenturen oder daraus entstandene Ableger, die sich Ihre eigene Agentursoftware programmiert haben und sich dann anschließend überlegt haben, diese auch anderen Agenturen anzubieten. Oft beschränkt sich das Vermarktungskonzept auf das Erstellen einer (durchaus auch oft beeindruckenden) Website zur Bewerbung der Software, dahinter steckt dann aber weder ein relevanter Kundenstamm, noch eine Entwicklungsabteilung, noch ein eigenes Supportteam usw.
Weiterhin gibt es Firmen, die zwar ausschließlich Software anbieten, der Bereich “Agentur” aber nur ein kleines Modul eines übergeordneten Systems darstellt, neben zahlreichen anderen Modulen wie “Handwerker”, “Einzelhandel”, “Lagerverwaltung”  usw.

Bei allen diesen Anbietern rate ich: Finger weg! Wenn die Agentur-Software nicht das Kerngeschäft des Anbieters ist, ist jede langfristige Zusammenarbeit zum scheitern verurteilt und keine Kommunikation auf Augenhöhe möglich.

Die etablierten Agentursoftware-Anbieter kann man durch einige konkrete Maßnahmen gezielt ausfiltern. Dies wird auch in der Checkliste für den Agentursoftware-Vergleich abgefragt, hier kurz ein paar Eckpunkte:

  • Der Anbieter sollte mit seinem Produkt mind. 5 Jahre am Markt sein
  • Die Agentursoftware sollte sein Kerngeschäft sein
  • Er sollte einen ausreichend großen Kundenstamm haben (>100)
  • Er sollte einen technischen Support haben und eine Entwicklungsabteilung
  • Es sollte auch eine telefonische Support-Hotline geben, nicht nur Email

Um einen Anbieter diesbezüglich zu überprüfen, fragt man am besten konkret nach:

  • Nennen Sie mir bitte 3 konkrete Ansprechpartner aus der Programmierung
  • Hinterfragen Sie die Unternehmensgeschichte
  • Eine schicke Website und/oder eine gute Suchdienstplatzierung sind noch lange kein Garant für eine gute Software. Fordern Sie daher z.B. ein Printprospekt an. Ob dies überhaupt vorhanden ist oder dessen Wertigkeit verraten viel über den Stellenwert des Produkts im Haus des Anbieters.
  • Erfragen Sie die üblichen Updatezyklen (mind. 2 pro Jahr). Dies zeigt, ob die Software regelmäßig weiterentwickelt wird. Um dies zu verifizieren, fragen Sie nach einer Liste der neuen Funktionen/Features der letzten 12 Monate.
  • Behaupten Sie, Ihr (z.B.) Schwager hat (z.B.) eine Tischlerei und sucht auch eine Unternehmenssoftware. Sagt der Anbieter, seine Software sei auch dafür hervorragend geeignet, ist er wohl nicht auf Agenturen spezialisiert.

Wenn auf diese Weise vorerst eine Auswahl kompetenter Hersteller ermittelt wurde, sollte man noch überprüfen, ob der Anbieter zur eigenen Agentur passt.

Hier habe ich die Erfahrung gemacht, dass Anbieter oft in Anzahl der Benutzer (also Agenturgröße) klassifizieren. Das ist insofern auch bei jeder Software ein übliches Modell, um gerechte Preise zu ermitteln. Für den Anbieter bedeutet dies aber auch eine Einteilung nach z.B. A-Kunden oder B-Kunden. Hier sollte man genau auf die Zwischentöne hören: Ist dem Anbieter das Volumen eigentlich zu klein? Auch hier rate ich zur Vorsicht bei der Entscheidung! Ein gutes Verhältnis zum Anbieter über viele Jahre ist entscheidend. Daher muss auch der Anbieter das Projekt ernst nehmen und es nicht als Mitnahmegeschäft betrachten. Das ist für den Käufer natürlich oft schwer einzuschätzen, aber auch hier gibt es ein paar Möglichkeiten:

  • Wenn Sie es mit einem reinem Verkäufer zu tun haben, verlangen Sie ein persönliches Gespräch mit dem Geschäftsführer (idealerweise ist Vertrieb und Geschäftsleitung die selbe Person, hier kann man sich relativ sicher sein, dass keine Mitnahmegeschäfte gemacht werden). Wird ein Gespräch mit der Geschäftsleitung verweigert oder nur ungern zugestimmt, sieht man ihre Agentur offensichtlich nicht als A-Kunde.
  • Erfragen Sie einen persönlichen Termin bei Ihnen vor Ort für eine Präsentation. Auch hier zeigt die Bereitschaft für eine solche Aktion (oder auch die Begründung der Ablehnung), wie Sie als potentieller Kunde eingeschätzt werden.

Klar muss man hier bewerten, ob es sich um einen ortsnahen Anbieter handelt, oder ob dieser eine Tagesreise in Kauf nehmen müsste. Es kommt auch gar nicht darauf an, ob der Anbieter tatsächlich zu Ihnen kommt, aber der Umgang mit dieser Frage sagt viel aus. Ein kategorisches „das machen wir nicht“ ist meines Erachtens ein Anlass zur Warnung.

  • Auch die Bereitschaft die beiliegende Checkliste sorgfältig und umfassend auszufüllen zeigt die grundlegende Bereitschaft eines Anbieters, sich Mühe zu geben.
  • Einige Softwarehersteller bieten auch Mietlösungen an. Hier bietet die Kündigungsfrist bzw. Mindestmietdauer einen Anhaltspunkt: Ist diese kurz gehalten, zeigt dies, dass der Anbieter Kundenbindung durch Qualität anstrebt und daher keine schlechte Betreuung zu erwarten ist.

 

Verkäufer oder Berater?

Bei den nun noch übrig gebliebenden Anbietern sollte geprüft werden, ob eine langfristige Zusammenarbeit tatsächlich funktionieren kann.

Ich finde es überaus wichtig, dass man jederzeit einen Ansprechpartner hat, der nicht nur seine Software, sondern auch das Agenturgeschäft versteht, sich in die Prozesse meiner Agentur hineinversetzen kann und auf dieser Basis eine möglichst gute Beratung liefern kann. Dieser Prozess ist nicht nach einer Einführungsschulung beendet, sondern kann u.U. Wochen und Monate in Anspruch nehmen, je nachdem, wie tief man hier einsteigen will. Hierfür ist ein von gegenseitigem Vertrauen geprägtes partnerschaftliches Verhältnis auf Augenhöhe mit dem Anbieter notwendig.

Ich habe bei unserem Auswahlverfahren allerdings den Eindruck gewonnen, dass es einige Hersteller gibt, die eigentlich nur eine Software verkaufen wollen. Beratung sehen Sie, sofern dies überhaupt angeboten wird, als notwendiges Übel.

Es ist sicher schwierig, dies im Vorfeld genau zu ermitteln. Zum einen helfen natürlich Gespräche, um das Thema Beratung genau zu hinterfragen. Weiterhin gibt es aber auch hier einige konkrete Anhaltspunkte, um die Beratungsbereitschaft eines Anbieters zu ermitteln:

  • Fragen Sie nach einem schriftlichen Schulungskonzept oder Katalog. Anbieter mit viel Erfahrung auf diesem Gebiet werden hier prompt reagieren können.
  • Sagen Sie beim Verkaufsgespräch zum Schein, dass Sie eine Schulung nicht für notwendig halten, weil sich Ihre Mitarbeiter bisher immer gut alleine in neue Software einarbeiten konnten. Ein seriöser Anbieter sollte dann unmissverständlich klarstellen, dass die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware ohne begleitende Schulung und Beratung quasi nicht möglich ist, im Zweifelsfall sogar das Geschäft ablehnen (letzteres hat tatsächlich ein Anbieter bei uns gemacht).
  • Fragen Sie während einer Präsentation nicht nur nach den Funktionen der Software, sondern fragen Sie nach Lösungen zu Problemen aus dem Agenturalltag (z.B. “Wie bewege ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung?”, “Wie kriege ich mehr Neukunden?”), um zu sehen, ob der Anbieter Ihr Geschäft versteht und auch zu organisatorische Abläufen beraten kann.

 

Software-Eigenschaften

Auch hier gibt es verschiedene Kriterien zu betrachten:

1. Technische Grundlagen

  • Läuft die Software auf PCs, MACs oder beiden?
  • Ist ein Wechsel zwischen den Systemen jederzeit möglich? (in unserem Netzwerk haben wir ca. 2/3 Mac und 1/3 PC, wie es in 5 Jahren aussieht weiss keiner so genau, daher war speziell für uns diese Frage wichtig)
  • Ist ein Fernzugriff möglich? (Das war bei uns wichtig, da sowohl Freelancer wie auch unser Steuerberater von extern zugreifen muss). Achtung: Bei einigen Anbietern ist für einen Fernzugriff zusätzliche, oft auch kostenpflichtige Software nötig, dies immer extra erfragen)
  • Gibt es eine mobile Version für Smartphones / iPhone?
  • Ist Installation auf den Arbeitsplätzen notwendig, oder handelt es sich zB um eine browserbasierte Software?
  • Sind Hilfsprogramme nötig, z.B. Word für das Erstellen von Ausdrucken?
  • Welche Schnittstellen bietet das Programm (zB Datev-kompatibel, Adressimporte/Exporte, Email-/Fax-Schnittstellen)
  • Ist eine Installation im Haus möglich? Ist Miete möglich? Ist jederzeit ein Wechsel zwischen einer Mietversion und einer Kaufversion möglich?
  • Welche technologische Basis gibt es? Webbasierte Systeme sind meines Erachtens aus heutiger Sicht die modernere Technologie (z.B. PHP/MySQL) und erfordern den mit Abstand geringsten Pflegeaufwand (keine Installation auf den Arbeitsplätzen, keine Fremdsoftware). Einige ältere Systeme benötigen separate Datenbanksysteme (z.B. Filemaker, MS Access), die oft extra lizenziert und gepflegt werden müssen.

 

Lizenzmodell

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es hier sehr viele verschiedene Berechnungsgrundlagen seitens der Hersteller von Agentursoftware gibt, so dass ein direkter Kostenvergleich anhand von Preislisten schwer möglich ist. Daher empfehle ich, ein konkretes Angebot für die eigene Agentur anzufordern und so lange zu hinterfragen, bis man es verstanden hat.

Generell sind die folgenden Dinge im Angebot zu beachten bzw. zu hinterfragen:

  • Gibt es (nur) Mietlösungen?
  • Gibt es (nur) Kauflösungen?
  • Weitere Alternativen (z.B. Leasing)
  • Ist ein Wechsel möglich?
  • Wie sind Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen definiert?
  • Sind Kosten für Support, Schulung, Einrichtung, Beratung gesondert ausgewiesen?
  • Sind Reisekosten ausgewiesen?
  • Sind Updates individuell und/oder als Abo möglich?

 

Arbeitsweise der Software

Agentur-Software ist nicht gleich Agentur-Software. Hierbei meine ich nicht die Qualitäts- und Leistungsunterschiede zwischen den Programmen, sondern auch die generelle Organisatonsstruktur. Grundsätzlich gibt es meiner Erfahrung nach 2 zu unterscheidende Kategorien am Markt:

  1.  Hierarchisches Modell: Findet am ehesten Anwendung in größeren Agenturen. Hier ist das Organisationsmodell klar in Projektleiter/Kontakter bzw. Produktion geteilt. Dabei geht das Organisationsmodell davon aus, dass die Produktion nie direkten Kundenkontakt hat, sondern alle organisatorischen Tätigkeiten über das Projektmanagement gesteuert werden. Eine solche Struktur funktioniert in der Praxis erst ab einer Agenturgröße von ca. 20-30 Mitarbeitern, welche in klar strukturierten Teams arbeitet. Das Modell birgt Vor- wie auch Nachteile, das will ich hier aber gar nicht weiter erläutern. Wichtig ist, dass Sie eine Software auswählen, die dieses Modell (auch) unterstützt, wenn dies der derzeitigen Arbeitsweise Ihrer Agentur entspricht.
  2. Dynamisches Modell: Es gibt zwar auch Projektleiter, aber prinzipiell kann jeder Mitarbeiter Projekte auch selbst steuern und hat häufig oder unregelmäßig Kundenkontakt. Gerade in kleineren Agenturen ist dieses Organisationsschema sehr oft anzutreffen, aber auch in größeren Agenturen findet es sich manchmal wieder. Eine Software, die starre Mitarbeiter-Klassifizierungen wie „Geschäftsleitung“, „Buchhaltung“, „Projektmanager“, „Zeiterfasser“ hat, ist hier wahrscheinlich nicht geeignet. Es gibt einige Programme, die dieses dynamische Prinzip abdecken können, und sehr wenige, die beide Modelle („hierarchisch“ und „dynamisch“) durch ein individuelles Setup bedienen.

(die Begriffe „hierarchisch“ und „dynamisch“ habe ich mir hierzu ausgedacht, anscheinend gibt es bisher für diese Fälle keine stehenden Begriffe. Bei den Anbietern sollte es daher nicht unbedingt bekannt sein, wenn Sie danach Fragen, ob die Software denn z.B. das „dynamische Modell“ unterstützt.)

Auch hier gilt zu bedenken: Nicht nur die heutige Anforderung an eine Software ist wichtig, sondern auch das, was vielleicht in 5 Jahren relevant ist. Eine (noch) kleine/mittelgroße Agentur, die ein Wachstum anstrebt, sollte daher bedenken, dass in Zukunft ggf. ein Wechsel der internen Organisationsstruktur vom dynamischen auf das hierarchische Prinzip anstehen könnte.

 

Skalierbarkeit

Kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen? Gilt dies sowohl für die Anzahl der Mitarbeiter, wie auch für den Leistungsumfang?

Eigentlich, wie ich denke, eine Selbstverständlichkeit, aber leider oft mit Stolperfallen versehen:  Tatsächlich gibt es Anbieter, deren Preismodell eine gefühlt exponentielle Steigerung bei Nachkauf von Lizenzen oder neuen Modulen vorsieht. Diese Anbieter locken anscheinend Neueinsteiger mit zu günstigen Preisen. Auch hier sei bemerkt: Die Entscheidung für eine Software ist eine langfristige Bindung, daher ist es wichtig, dass das Preismodell von Beginn an transparent und auch für den Anbieter wirtschaftlich ist (andernfalls stimmt da irgendwas nicht).

Auch eine beliebte Spielart sind Benutzer-Pakete. D.h. es können nicht einzelne Benutzer dazugekauft werden, sondern es muss z.B. immer ein 5-Benutzer-Paket nachgekauft werden, wenn eigentlich nur von 5 auf 6 Benutzern erhöht werden soll.

Das klingt jetzt vielleicht negativer, als es der Markt tatsächlich abbildet. Mit meines Erachtens fragwürdigen Preismodellen „tricksen“ offenbar nur sehr wenige. Tatsächlich gibt es nicht nur Anbieter, bei denen Benutzer wie auch Zusatzleistungen einzeln nachbestellt werden können, einige wenige Anbieter nehmen Benutzer- oder Modullizenzen sogar wieder zurück, wenn die Agentur z.B. Stellen abbauen muss, oder bestimmte Funktionen nicht mehr braucht. Trotzdem rate ich, bei diesem Thema sehr genau hinzusehen, um nicht auf die (wenigen!) schwarzen Schafe reinzufallen.

 

Look & Feel

In unserer Agentur wurde dieses Thema anfangs sehr groß geschrieben. Wir wollten ein ästhetisch einwandfreies Arbeitsmittel, da wir als Kreative diesen Anspruch auch an unsere Werkzeuge stellen wollten.

Von dieser Prämisse haben wir uns nach zahlreichen Tests aber wieder verabschiedet.

Es gibt wenige optisch sehr ansprechende Lösungen am Markt, ebenso wie einige “Verbrechen gegen den guten Geschmack”, darüber hinaus ein breites Mittelfeld.

Wenn man sich aber intensiv mit den Programmen auseinandersetzt, erkennt man sehr schnell, dass die Qualität der Software in keinem Zusammenhang mit der Optik steht, sowohl im positiven wie auch negativen Sinn.

Man muss wie ich meine bedenken, dass die Hersteller von Agentur-Programmen oft relativ kleine Firmen sind, die nicht mit der Gewalt eines Apple-Konzerns ihre Produkte durchstylen können. Viele Produkte stammen aus Agenturen, die es ursprünglich für sich selbst entwickelt haben. Diese Produkte haben oft einen optisch hochwertigeren Ansatz, ihnen mangelt es dann aber fast immer an Leistungsbandbreite. Technisch anspruchsvollen Produkten wiederum sieht man hingegen den „Nerd“ oft an. „Optisch hochwertig“ und „gut durchdachtes Benutzerkonzept“ sind übrigens auch zwei ganz verschiedene Dinge.

Hier lautet mein Rat, sich nicht vom ersten Eindruck vereinnahmen zu lassen. Dafür ist es vielleicht hilfreich, das Kriterium Optik bewusst in der chronologischen Reihenfolge erst nach dem Kriterium Funktion zu bewerten.

Auch habe ich beim Testen verschiedenster Demoversionen festgestellt, dass die Programme, die auf den ersten Blick einen sehr aufgeräumten und übersichtlichen Eindruck vermitteln, nur vermeintlich intuitiv zu bedienen sind. Im Gegenteil braucht man häufig wesentlich mehr Bedienungsschritte, um an die tiefer im System versteckten Funktionen zu gelangen.

Einen routinierten Benutzer nervt und bremst das. Eine Software, die viele Optionen auf einmal bietet, ist wesentlich effektiver zu bedienen, da deutlich weniger Bedienschritte nötig sind. Eine Einarbeitung ist natürlich Voraussetzung, die ist aber ohnehin bei jeder der von mir getesteten professionellen Komplettsysteme zwingend notwendig.

Es ist auch logisch und sollte jedem klar sein, dass eine Software mit hunderten von Funktionen unmöglich umfassend intuitiv funktionieren kann (auch wenn fast alle Anbieter das behaupten).

Einige Anbieter sehen die Möglichkeit vor, dass ein Kunde eigene Skins integrieren lassen kann, um die Benutzeroberfläche der Software zB an das Agentur-CD anzupassen. Das halte ich für eine nette Spielerei, mehr aber auch nicht. Wichtiger ist aus meiner Sicht die Option, dass sich z.B. Menü- und Inhaltselemente dynamisch anpassen lassen, optimalerweise für jeden einzelnen Benutzer. So kann die beste Bedienbarkeit auch bei unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter erreicht werden.

 

Leistungsumfang

Dieses Thema orientiert sich natürlich an den individuellen Anforderungen des einzelnen. Grundsätzlich halte ich folgende Dinge für wichtig:

  • Es geht nicht nur darum, ob die Software das abdeckt, was man derzeit benötigt, sonder unbedingt auch um das, was sie darüber hinaus leisten kann. Wie schon öfter geschrieben ist die Entscheidung langfristiger Art. Also muss ich auch bedenken, was ich morgen brauchen könnte, um nicht dann wieder die Software wechseln zu müssen.
  • Der Teufel steckt im Detail: Auch eine ausführliche Checkliste reicht nicht immer aus, um die tatsächliche Leistungsmerkmale zu erfragen. Daher sollten Sie beim Anbieter ruhig intensiv bohren, bis Sie zufrieden sind. Hier mal ein Beispiel: Unsere letzte Software konnte als ein Leistungsmerkmal „Zahlungseingänge verwalten“. D.h. Ich konnte eine Rechnung als bezahlt markieren, wenn das Geld auf dem Konto einging. Was sie aber nicht konnte, und was wir in der Praxis erst später gemerkt haben: Kunde zahlt nur einen Teilbetrag / zieht Skonto, Kunde zahlt zuviel, Kunde zahlt mehrere Rechnungen auf einmal, der Zahlbetrag stimmt aber nicht mit der Summe aller offenen Rechnungen überein usw… Also ganz alltägliche Fälle, die aber unser alte Software nicht unterstützte. So musste an dieser Stelle immer zusätzlich eine Excel-Liste geführt werden, um die Differenzen auszugleichen (und dies war nur ein Beispiel von vielen weiteren)
  • Abhängigkeiten: Funktionieren die von Ihnen gewünschten Funktionen in der Software autark, oder bestehen zwingende Verknüpfungen, die die Arbeit erschweren? Beispiel: Bei mehreren der von mir getesteten Programme war es notwendig, immer zuerst ein Projekt anzulegen, um ein Angebot erstellen zu können. Ebenso galt der umgekehrte Fall: Ein Projekt konnte erst abgerechnet werden, wenn auch ein Angebot existiert. Beides ist ungünstig: Für jedes abgelehnte Angebot existiert ein totes Projekt im System, anders herum sind keine Arbeiten möglich, die nicht vorab schriftlich angeboten wurden. Mir ist der Grund für diese Zwangskoppelung schleierhaft. Wichtig aus meiner Sicht ist nur, dass es eine Verknüpfung zwischen Projekten und Angeboten geben KANN, aber nicht muss.

Für alle weiteren Leistungsmerkmale, die mir wichtig erscheinen, habe ich die unten verlinkte Checkliste erarbeitet. Diese Liste ist in mühevoller Kleinarbeit entstanden und wurde vielfach nachgebessert, wenn ich bei einem Anbieter neue Funktionen entdeckt habe oder in meinen Gesprächen auf weitere wichtige Punkte gestossen bin.

Auch wenn die Liste sehr ausführlich ist, erhebt sie keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aber jeder, der sich die (tagelange) Arbeit zur Erstellung einer solchen Liste sparen will, darf sich das PDF gerne runterladen und für Anfragen bei Hersteller verwenden.

In erster Linie eignet sich die Checkliste, um in einem ersten Sondierungsgang schnell und einfach geeignete und ungeeignete Anbieter zu trennen.  Daher erlaubt die Liste bewusst nur Ja/Nein-Angaben und keine Kommentare.  Diese Liste ersetzt sicherlich nicht die spätere persönliche Präsentation durch die ausgewählten Anbieter, reduziert aber die erste Recherchephase sicherlich um Tage!

Noch ein Tipp: Lassen Sie sich die Liste vom Anbieter unterschreiben und idealerweise als Bestandteil deren Angebots erklären. Diesen Wunsch sollten Sie dem Anbieter direkt beim übersenden der Liste mitteilen, damit dieser gar nicht erst in Versuchung kommt, seine Angaben etwas zu großzügig auszulegen (dies ist bei uns tatsächlich in unangenehm vielen Fällen so geschehen, so dass sich viele Punkte bei näherer Nachfrage als im günstigsten Fall „optional gegen Aufpreis“ oder „für das kommende Jahr geplant“ entpuppt haben).

Hier die Checkliste noch mal zum download: Agentursoftware Checkliste
(leider hatte ich meinen Laptop mit der Originaldatei gecrasht, daher hier nur als Scan)

5 Comments

  1. Vielen Dank für den ausführlichen Bericht, gute Arbeit.
    Wir sind auch grad auf der Suche nach einer Agentursoftware.
    Kannst Du mal eine eine Liste Deiner Favoriten posten?

    • Nein, ich möchte bewusst keine Anbieter nennen, da eine Bewertung immer Subjektiv ist. Jeder, der durch mein Bewertungschema gefallen ist, ist damit ja dann bereits gebrandarkt, auch wenn er für Dich genau das richtige wäre. Google doch einfach selber mal nach
      “Agentursoftware”, alleine in den Adwords-Anzeigen findest Du genug seriöse Anbieter! Sende den einfach die Checkliste und bewerte nach deinen eigenen Kriterien.

  2. Ich glaube, dass kann dir kein Blog der Welt beantworten ;) Wir haben aktuell auch ne Testphase am Laufen. Es ist halt von Agentur bzw. Firma zu Firma anders. Für uns waren viele Infos zu viel, für unsere Azubis teilweise sogar zu anspruchsvoll… Daher mussten wir bei der zweiten Software erstmal die Azubis ins Boot holen, da die ja auch fleißig einpflegen müssen… Ich hoffe, dass die nun die Testphase gut nutzen ;)

  3. @Martin: Wer Googlen kann ist klar im Vorteil. Zwar bekommst du weder die Liste der Favoriten noch die Liste derjenigen, die überhaupt nichts taugen (und die aus den im Text genannten Gründen potenziell unendlich groß ist), aber du bekommst einen Hinweis, für welchen Anbieter sich Vest Marketing entschieden hat. Er schreibt sich mit drei großen und drei kleinen Buchstaben… ;)

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